اليوم
معاملات لا يجدها أحد
الوثائق في صناديق ومجلدات، والوصول إلى إحداها يتطلب معرفة من حفظها وأين.
مع وثيقة+
تُوجد في ثوانٍ
البحث العام والمتقدم والبحث بالتعرّف الضوئي يصل إلى أي معاملة ببياناتها، أو بأي كلمة داخل الوثيقة الممسوحة.
إدارة المعاملات والأرشيف — من QST
كل معاملة — من الاستلام إلى الرف، وتعود إليك في ثوانٍ.
يدير وثيقة+ دورة حياة معاملات المؤسسة كاملةً: فهرستها ومسحها ضوئياً، وتدقيقها، وحفظ كلٍّ منها في موقع مادي محدد — ثم الوصول إلى أيٍّ منها مجدداً، ببياناتها أو بكلمة وردت داخل الوثيقة نفسها.
سير عمل بثلاث مراحلمسح ضوئي من المتصفحتعرّف ضوئي بالعربية والإنجليزيةتتبّع حتى الرفوصول حسب الدور والسريةعربي وإنجليزي
أفضل الممارسات
مبنيّ على أفضل الممارسات المعتمدة والمطبّقة في المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
بُني وثيقة+ على أفضل ممارسات إدارة الوثائق والأرشيف المعتمدة والمطبّقة في المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في المملكة العربية السعودية.
3مراحل سير العمل — الفهرسة والتدقيق والحفظ النهائي
8مستويات للموقع المادي، من المدينة حتى العمود
3طرق للبحث — عام، ومتقدم، وداخل النصوص
4لوحات تحكم — لكل قسم وللإدارة العامة
المشكلة
أين تتعثّر إدارة المعاملات — وكيف يعالجها وثيقة+
ما زال معظم الأرشيف يعتمد على الذاكرة والسجلات الورقية وجداول البيانات، فتضيع المعاملات، وتُوصف بطرق متباينة، وتُحفظ أطول مما يجب أو أقصر. هذا ما يتغيّر مع وثيقة+.
اليوم
فهرسة تختلف من موظف لآخر
كل موظف يصف الوثائق بطريقته، فتُحفظ المعاملات المتشابهة بثلاث طرق مختلفة.
مع وثيقة+
معيار فهرسة واحد
حقول موحّدة وإلزامية — الجهة المرسلة، والفئة، والسرية، والتصنيف الموضوعي، والكلمات المفتاحية — لكل معاملة.
اليوم
لا بوابة للجودة
تظهر أخطاء الفهرسة بعد أشهر، يوم يحتاج أحدهم المعاملة فعلاً.
مع وثيقة+
تدقيق قبل أي حفظ
تمرّ كل معاملة بمرحلة تدقيق، فيعتمدها المدقق أو يعيدها إلى الفهرسة مع سبب محدد مسبقاً.
اليوم
شخصان على معاملة واحدة
يعمل الزملاء على الملف نفسه في الوقت نفسه، فيلغي أحدهم تعديلات الآخر.
مع وثيقة+
حجز مع إلغاء تلقائي
تُحجز المعاملة باسم مستخدم واحد أثناء عمله عليها، ويُلغى الحجز تلقائياً عند انتهاء مدته.
اليوم
ورق بلا عنوان معروف
يقول النظام إن المعاملة موجودة، لكنه لا يعرف أي مبنى أو خزانة أو رف يحفظ أصلها.
مع وثيقة+
تتبّع حتى الرف
تُحدَّد كل معاملة من المدينة إلى المبنى والمستودع والخزانة والرف والحاوية والعمود — مع ملصقات باركود وQR.
اليوم
مدد الاحتفاظ في جداول بيانات
لا أحد يعرف أي المعاملات تجاوزت مدة الاحتفاظ إلى أن يسأل عنها تفتيش.
مع وثيقة+
الاحتفاظ جزء من النظام
مدة الاحتفاظ تتبع التصنيف الموضوعي ومستوى السرية، والمعاملات الجاهزة للإتلاف تُحصر تلقائياً.
اليوم
معاملات سرّية مكشوفة للجميع
الصلاحية إما كاملة أو معدومة، فتظهر الوثائق الحساسة لمن لا ينبغي أن يراها.
مع وثيقة+
وصول حسب الدور والمركز والسرية
صلاحيات لكل دور ولكل شاشة، ورؤية مقيّدة بمركز حفظ المستخدم ومستوى السرية المسموح له.
اليوم
إدارة ترى متأخرة
تتراكم المعاملات في قسم ما بينما تنتظر الإدارة تقريراً شهرياً.
مع وثيقة+
لوحات تحكم مباشرة
أربع لوحات تعرض إنجاز كل قسم والمتراكم في كل مرحلة، مع التصدير إلى Excel.
رحلة المعاملة
ثلاثة أقسام. ومسار واحد مضبوط.
تمرّ كل معاملة بالمراحل نفسها، ولكل مرحلة مسؤول وحالة وخطوة تالية واضحة — وكل إجراء يُسجَّل باسم منفّذه وتاريخه.
- ٠١
الفهرسة
قسم الفهرسةبانتظار رفع المرفقاتأدخل بيانات المعاملة، وامسح مرفقاتها أو استوردها، ثم أرسلها إلى التدقيق.
- ٠٢
التدقيق
قسم التدقيقبانتظار المراجعة والتدقيقاحجز المعاملة، وراجع بياناتها ومرفقاتها، ثم اعتمدها أو أعدها.
- ٠٣
الحفظ النهائي
قسم الحفظ والترفيفبانتظار الحفظ والترفيفحدّد موقع المعاملة المادي، واربطها بملف حفظ، وأقفلها.
- ٠٤
محفوظة نهائياً
متاحة للبحثمحفوظة نهائياًاكتملت الدورة، وأصبحت المعاملة متاحة للبحث والتقارير والاحتفاظ.
تُعاد للتصحيح — مع ذكر السبب، وتُسجَّل
القدرات
كل ما يقوم عليه الأرشيف — في نظام واحد
أربعة مجالات تتبع المعاملة — من أول مسح ضوئي إلى يوم انتهاء مدة الاحتفاظ بها.
الفهرسة والالتقاط
5- حقول فهرسة موحّدةالموضوع، والفئة، والجهة المرسلة والمرسل إليه، والسرية، والتصنيف الموضوعي، والكلمات المفتاحية، والشخصيات الاعتبارية.
- مسح ضوئي من المتصفحاختيار الماسح، والتغذية التلقائية، والمسح على الوجهين، وإزالة الصفحات الفارغة، ونوع الألوان، ودقة المسح.
- مرفقات منظّمةمجلدات لملفات كل معاملة، مع نوع الوثيقة ورقمها وتاريخها وحالتها ووعائها.
- معاملات مرتبطةاربط المعاملة بمعاملات ذات صلة، لتكون القصة كاملة على بُعد نقرة.
- التعرّف على النصوصتُقرأ النصوص العربية والإنجليزية من المرفقات تلقائياً في الخلفية.
التدقيق والضبط
4- تدقيق منظّماعتمد المعاملة للحفظ، أو أعدها إلى الفهرسة مع سبب من قائمة معرّفة مسبقاً.
- الحجزمستخدم واحد يعمل على المعاملة في كل مرة، ويُلغى الحجز تلقائياً عند انتهاء مدته.
- سجل الأنشطةيُحفظ كل تعديل كإصدار جديد — من، وماذا، ومتى، وعدد التعديلات.
- سجل سير العملخط زمني بكل خطوة مرّت بها المعاملة، بالتاريخين الهجري والميلادي.
الحفظ والاحتفاظ
5- الموقع الماديالمدينة، والموقع، والمبنى، والمستودع، والخزانة، والرف، والحاوية، والعمود.
- ملفات الحفظملفات مادية بسعة محددة — ويُفتح ملف جديد عند امتلاء الملف الحالي.
- ملصقات باركود وQRاطبع ملصقاً لأي معاملة لحظة حفظها.
- الاحتفاظ حسب التصنيفشجرة تصنيف موضوعي تحدد مدة الاحتفاظ لكل مستوى سرية.
- الجاهزة للإتلافتُحصر المعاملات التي بلغت نهاية مدة الاحتفاظ لاتخاذ القرار بشأنها.
البحث والمتابعة
5- البحث العاممربع واحد يبحث في كل المعاملات، مع النطاق والفلاتر وعمليات بحث مقترحة.
- البحث المتقدممعايير على مستوى المعاملة وعلى مستوى المرفقات، مع تصدير النتائج.
- البحث بالتعرّف الضوئيابحث عن كلمة وردت داخل الوثيقة نفسها — لا في بيانات الفهرسة فقط.
- لوحات تحكم الأقسامالفهرسة والتدقيق والترفيف والإدارة العامة، حسب الفترة ومركز الأرشيف.
- التقارير والتصدير إلى Excelتقارير عامة وحسب الفئة والتصنيف والنوع ونوع الوثيقة — وكل عملية تصدير مسجّلة.
المنتج
مبنيّ لمن يؤدّون العمل
شاشات حقيقية من وثيقة+، معروضة ببيانات تجريبية.
شاشة واحدة للمعاملة كاملة
كل معاملة تُظهر أين تقف — الفهرسة أو التدقيق أو الحفظ النهائي — مع بياناتها ومرفقاتها وروابطها وسجلاتها في مكان واحد.
المسح الضوئي والمرفقات
امسح مباشرة من المتصفح إلى مجلدات منظّمة، وصِف كل وثيقة لحظة وصولها.
قائمة الفهرسة
المعاملات بانتظار المرفقات أو التصحيح، مع فلاتر الجهة والفئة والسرية ومركز الأرشيف والتاريخ.
البحث المتقدم
ابحث في بيانات المعاملة وبيانات المرفقات معاً، وصدّر النتائج.
البحث داخل الوثائق
يجد البحث بالتعرّف الضوئي الكلمات في النص الممسوح نفسه، بالعربية والإنجليزية.
لوحات التحكم
إنجاز كل قسم — وكل ما تراكم فيه — في لمحة
أربع لوحات — للفهرسة والتدقيق والترفيف والإدارة العامة — تشترك في الفلاتر نفسها، فيقرأ رئيس القسم والمدير العام الأرقام نفسها.
- الحالة الحالية لكل المعاملات، من بانتظار المرفقات إلى المحفوظة نهائياً
- إنجاز كل قسم في أي فترة — اليوم، أو آخر 7 أو 30 يوماً، أو هذا الشهر أو الماضي، أو فترة مخصصة
- فلاتر حسب مركز الأرشيف والموظف والجهة المرسلة والفئة والسرية
- مقارنة بين مراكز الأرشيف، وتصدير إلى Excel
الأمن والضبط
معاملات لا يطّلع عليها إلا من يحق له
الوصول والرؤية وكل إجراء مضبوط — وكل خروج للبيانات من النظام مسجّل.
صلاحيات حسب الدور
لكل شاشة: عرض الكل أو المحدد، والإنشاء، والتعديل، وإجراءات سير العمل، والتصدير، والحذف.
مستويات السرية
عامة، وسري، وسري جداً — ويرى كل مستخدم المستويات المسموح له بها فقط.
تقييد بمركز الحفظ
يرى المستخدم معاملات مركز الحفظ الذي يتبعه، عاماً كان أو خاصاً.
سجل أنشطة كامل
كل تعديل على المعاملة محفوظ كإصدار يمكن فتحه ومراجعته.
الدخول بحساب الشبكة
حسابات النظام، أو حسابات الشبكة عبر Active Directory وLDAP.
تدقيق الدخول
كل محاولة دخول، بطريقتها وحالتها وتاريخها ووقتها.
سجل عمليات التصدير
من صدّر ماذا ومتى — رقابة على البيانات الخارجة من النظام.
أخطاء قابلة للتتبّع
يرى المستخدم رقماً مرجعياً، ويجد الدعم الفني التفاصيل الكاملة خلفه.
عربي وإنجليزي
واجهة ثنائية اللغة يتغيّر اتجاهها مع اللغة.
الإدارة
مُهيّأ لأرشيفك — دون كتابة كود
القوائم والقواعد التي تقوم عليها الفهرسة والحفظ تُدار من داخل النظام — إلى جانب مكتبة أنظمة ولوائح الأرشفة وتذاكر الدعم الفني.
مراكز الحفظ ومواقع التخزين
مراكز عامة وخاصة بشكل هرمي، ومواقع تخزين حتى مستوى العمود.
التصنيف الموضوعي
شجرة تصنيف، مع مدة احتفاظ لكل مستوى سرية.
تعريفات الأوعية
قوائم مرجعية للوثائق والصور والفيديو والصوتيات والمخطوطات والخرائط.
جهات تتغيّر مسمياتها
الجهات المرسلة والمستقبلة مرتبطة بمسمياتها السابقة أو اللاحقة.
إدارة سير العمل
عرّف المراحل ونتائجها والأدوار المسؤولة، وأعد إسناد المعاملات أو افتحها عند الحاجة.
الإشعارات
إشعارات داخل النظام عند وصول معاملة أو تغيّر حالتها، مع قوالب للبريد الإلكتروني.
لمن صُمّم
مبنيّ لمؤسسات تحفظ معاملاتها لسبب
الأرشيف الوطني والحكومي
مجموعات كبيرة، ومدد احتفاظ صارمة، وتتبّع كامل.
الوزارات والهيئات
سجلات تضم معاملات سرّية عبر عدة مراكز حفظ.
مراكز الوثائق والمعاملات
مسح وفهرسة وترفيف بأحجام كبيرة، مع ضبط للجودة.
الشركات ذات السجلات المنظَّمة
العقود والملفات القانونية وملفات الموظفين، محفوظة ومتاحة ومحتفظ بها كما يجب.
شاهد وثيقة+ على معاملاتك أنت
في نحو ثلاثين دقيقة، نأخذ فريقك في الرحلة كاملة — الفهرسة والمسح الضوئي والتدقيق والترفيف والبحث.