اليوم
خطابات تضيع بين الإدارات
ينتقل الخطاب يدوياً من مكتب لآخر، ولا أحد يعرف أين هو أو من يحتفظ به.
مع الاتصالات الإدارية
مسار عمل يحمل كل خطاب
تُسند كل مرحلة إلى دور أو مجموعة أو وحدة تنظيمية أو مجموعة عمل — وتُظهر المعاملة أين تقف بالضبط.
الاتصالات الإدارية — من QST
كل خطاب رسمي — يُقيَّد ويُحال ويُوقَّع ويُرَدّ عليه.
يدير نظام الاتصالات الإدارية مراسلات المؤسسة الرسمية من أولها لآخرها — المعاملات الواردة والصادرة والداخلية، والتعاميم والتنبيهات والإعلانات. تصمّم النماذج ومسارات الاعتماد دون كود، وتُولَّد الخطابات على ترويستك، وتُوقَّع على الشاشة، وتُتابَع حتى إغلاقها.
سبعة أنواع للمعاملاتنماذج ومسارات عمل دون كودترقيم آلي وباركودتوقيع على الشاشةسجل تغييرات كاملهجري وميلادي
أفضل الممارسات
مبنيّ على أفضل الممارسات المعتمدة والمطبّقة في المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
بُني نظام الاتصالات الإدارية على أفضل ممارسات الاتصالات الإدارية المعتمدة والمطبّقة في المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في المملكة العربية السعودية.
7أنواع للمعاملات، لكلٍّ منها رمزه وترقيمه
16نوعاً من الحقول في منشئ النماذج دون كود
0سطر كود لتصميم نموذج أو قالب أو مسار عمل
2تقويمان في كل سجل سير عمل — الهجري والميلادي
المشكلة
أين تتعثّر المراسلات الرسمية — وكيف يعالجها النظام
ما زالت معظم المؤسسات تدير مراسلاتها بسجلات ورقية ومعالجات نصوص وسلاسل بريد إلكتروني؛ فتضيع الخطابات بين الإدارات، وتنفصل الردود عن أصولها، ولا أحد يستطيع إثبات من غيّر ماذا. هذا ما يتغيّر مع نظام الاتصالات الإدارية.
اليوم
ردود تنفصل عن أصولها
يصل الرد بعد أشهر، ولا أحد يستطيع ربطه بالخطاب الذي يجيب عنه.
مع الاتصالات الإدارية
معاملات مترابطة
اربط الخطابات إشارةً أو رداً على وارد أو رداً على صادر — وأنشئ الرد مباشرة من المعاملة الواردة.
اليوم
الخطاب نفسه يُقيَّد مرتين
يُدخل موظف آخر الوارد من جديد، فيكبر ملفان لموضوع واحد.
مع الاتصالات الإدارية
تحقّق عند التسجيل
يرفض النظام تسجيل الخطاب الوارد نفسه مرتين، ويتحقق من كل الحقول الإلزامية قبل تقديم المعاملة.
اليوم
إجراء جديد يحتاج مبرمجاً
كل نموذج جديد أو خطوة اعتماد أو شكل طباعة يعني طلب تعديل وأسابيع من الانتظار.
مع الاتصالات الإدارية
نماذج وقوالب ومسارات عمل دون كود
ابنِ النماذج من 16 نوعاً من الحقول، وصمّم قوالب الخطابات، وانشر مسارات الاعتماد بإصدارات — كلها من الشاشات.
اليوم
عمل يتوقف بغياب أحدهم
تنتظر الاعتمادات مديراً مسافراً، ولا يُسمح لغيره بالتصرّف.
مع الاتصالات الإدارية
تفويض بتواريخ محددة
فوّض صلاحياتك لزميل بين تاريخين محددين — ويُظهر كل تفويض إن كان نشطاً أو لم يبدأ أو منتهياً.
اليوم
كل خطاب يُكتب من الصفر
يعيد الموظفون بناء كل خطاب يدوياً، فتختلف التنسيقات والشعارات والصياغة من إدارة لأخرى.
مع الاتصالات الإدارية
خطابات تُولَّد من قوالب
ترويستك، وتذييلات التوقيع والختم، وإشعار السرية — تُعبّأ تلقائياً من بيانات كل معاملة.
اليوم
توقيعات وأختام تحتاج إلى ورق
تُطبع الخطابات للتوقيع الحيّ، وتُختم يدوياً، ثم تُمسح ضوئياً من جديد.
مع الاتصالات الإدارية
توقيع على الشاشة وملصق باركود
وقّع ملف PDF المولَّد بتوقيع مرسوم أو محفوظ، واطبع باركوداً للأصل الورقي — وكل معاملة مرقّمة آلياً.
اليوم
لا سجل لمن غيّر ماذا
حين يُطرح سؤال، لا أحد يستطيع أن يُظهر أي تعديل جرى، ومن أجراه، ومتى.
مع الاتصالات الإدارية
سجل تغييرات كامل
كل تعديل على المعاملة مسجّل بمن أجراه ومتى، إلى جانب سجل سير عمل بالتاريخين الهجري والميلادي.
رحلة المعاملة
من التسجيل إلى ملف مغلق — على مسار واحد مضبوط
تتبع كل معاملة مسار العمل المحدد لنموذجها. لكل مرحلة مسؤول وإجراءات خاصة بها وحالة — وكل إجراء مسجّل.
- ٠١
التسجيل
الاتصالات الإداريةتم التقديمسجّل المعاملة، وأرفق أصل الخطاب واستعرضه، ثم قدّمها إلى مسار عملها.
- ٠٢
المراجعة والإحالة
الإداراتقيد التنفيذيعتمدها مسؤول كل مرحلة أو يحيلها أو يطلب معلومات أو يعيدها — مع تعليق.
- ٠٣
التوليد والتوقيع
أصحاب الصلاحيةموافقةولّد الخطاب من قالبه بصيغة PDF، ووقّعه، واحتفظ بكل إصداراته.
- ٠٤
الإغلاق
الاتصالات الإداريةمكتملاربط الرد، واطبع الباركود، وأغلق المعاملة بتاريخها الكامل.
تُعاد للتعديل في أي مرحلة — مع ذكر السبب، وتُسجَّل
القدرات
كل ما تقوم عليه الاتصالات الإدارية
ستة مجالات تتبع المعاملة من لحظة تسجيلها إلى يوم إغلاقها.
المعاملات
5- سبعة أنواعمراسلة، وواردة، وصادرة، وداخلية، وتعميم، وتنبيه، وإعلان — لكلٍّ منها رمزه.
- شاشة رئيسية واحدةتبويب لكل نوع، يعرض النماذج المسموح لكل موظف باستخدامها.
- الأصل على الشاشةأرفق أصل الخطاب — PDF أو Word أو صورة أو بريد — واستعرضه دون مغادرة المعاملة.
- الأولوية والسريةأربعة مستويات للأولوية، وأربع درجات للسرية من عادي إلى سري للغاية.
- حالات واضحةلم يتم تقديمه، وقيد التنفيذ، وطلب تعديل، ومكتمل، ومرفوض، وملغي.
مسارات العمل
5- تصميم مرحلة بمرحلةأسند كل مرحلة إلى دور أو مجموعة أو وحدة تنظيمية أو مجموعة عمل.
- إجراءات تحددها أنتاعتماد، وإحالة، وطلب معلومات، وإرجاع، وإغلاق — بالتسميات والألوان والترتيب الذي تختاره.
- الإصداراتاحفظ مسار العمل مسودة، ثم انشره كإصدار جديد.
- المتابعة والتدخلتابع كل معاملة جارية، وأعد تشغيلها أو ألغِها أو أعد إسنادها عند الحاجة.
- قوالب البريد الإلكترونيالرسائل التي يرسلها كل مسار، مكتوبة ومُدارة في مكان واحد.
الربط والترقيم
4- ثلاثة أنواع للربطإشارة، أو رد على وارد، أو رد على صادر — ملف واحد للموضوع كاملاً.
- الرد من الخطاب نفسهأنشئ الرد الصادر مباشرة من المعاملة الواردة.
- ترقيم آليحدّد النمط ورقم البداية وطول التسلسل، وأعد الترقيم سنوياً أو شهرياً أو لا — لأرقام مثل IN-2026-0023.
- الباركوداطبع باركوداً لأي معاملة وألصقه على الأصل الورقي.
النماذج والقوالب
5- 16 نوعاً من الحقولمن النصوص والتواريخ والقوائم إلى رفع الملفات والتوقيع والأقسام والشروط والأحكام.
- قواعد الحقولتسميات بالعربية والإنجليزية، وحقول إلزامية، وعرض كامل أو نصف أو ثلث، وحد أدنى وأقصى.
- الترويسة والتذييلشعارك وتصميم الترويسة، مع توقيع واحد، أو توقيع وختم، أو عدة توقيعات، أو معلومات التواصل، أو رقم الصفحة، أو إشعار السرية.
- حقول الدمجمحرر كامل بخطوط عربية وجداول، يُعبّأ تلقائياً من بيانات المعاملة.
- إعدادات الصفحةA4 أو A3، عمودي أو أفقي.
التوقيع والمستندات
4- إصدارات PDFيُحفظ كل خطاب مولَّد كإصدار مرقّم يمكن معاينته.
- التوقيع الإلكترونيوقّع بتوقيع ترسمه على الشاشة أو بتوقيع محفوظ في ملفك الشخصي.
- نسخ موقّعة وبعلامة مائيةنزّل النسخة الموقّعة، أو نسخة تحمل علامة مائية.
- سجل التغييراتكل تعديل على المعاملة — من أجراه، ومتى.
البحث والإشعارات والدعم
4- البحث والفرزابحث في كل سجل وافرز حسب أي عمود.
- مركز الإشعاراتإشعارات فورية حين تصلك معاملة أو يُتخذ عليها إجراء — قابلة للبحث والتصدير إلى Excel.
- تذاكر الدعم الفنيافتح مشكلة فنية أو استفساراً، وتابعه حتى إغلاقه.
- عربي وإنجليزيواجهة ثنائية اللغة كاملة بتخطيط من اليمين لليسار.
المنتج
مصمَّم لمن يسجّلون ويعتمدون ويوقّعون
شاشات حقيقية من نظام الاتصالات الإدارية، معروضة ببيانات تجريبية.
كل معاملة، مرحلة بمرحلة
مراحل مسار العمل في الأعلى والمرحلة الحالية مميزة — والخطاب وإجراءاته والمعاملات المرتبطة وسجل سير العمل وسجل التغييرات في تبويبات أسفلها.
منشئ النماذج
اسحب الحقول إلى مساحة التصميم، وحدّد عناوينها ونصوصها الإرشادية وقواعدها بلغتين.
الخطاب في صورته النهائية
مولَّد على ترويسة المؤسسة برقمه وتاريخه، مع علامة مائية ودرجة سريته على الصفحة.
توقيع وثيقة
ارسم التوقيع، واختر ما يتضمنه، واسحبه إلى موضعه على الصفحة.
الأمن والضبط
مراسلات رسمية، مضبوطة من التسجيل إلى الإغلاق
من يطّلع ويتصرّف ويوقّع ويعدّل يحدده الدور والهيكل ودرجة السرية — وكل إجراء يترك دليله.
مصفوفة الصلاحيات
لكل شاشة وخاصية: عرض، وإضافة، وتعديل الكل أو الخاص فقط، وحذف — لكل دور.
درجة السرية المسموح بها
لكل مستخدم درجة سرية مسموح بها — عادي، أو سري، أو سري جداً، أو سري للغاية.
التحقق الثنائي
رمز لمرة واحدة عبر البريد الإلكتروني عند كل دخول، عند تفعيله.
تفويض بتواريخ
لا تُفوَّض الصلاحيات إلا بين تاريخين محددين، وحالة التفويض ظاهرة دائماً.
سجل تغييرات كامل
كل تعديل على المعاملة، بمن أجراه ومتى.
أدوار في الهيكل
مسؤول، ونائب مسؤول، ومنسق، وعضو في كل وحدة تنظيمية.
نسخ بعلامة مائية
يمكن إصدار المستندات بعلامة مائية وإشعار سرية.
ضبط الحسابات
حسابات نشطة أو غير نشطة أو مقفلة، وكلمات مرور مؤقتة للمستخدمين الجدد.
عربي وإنجليزي
واجهة ثنائية اللغة بتخطيط من اليمين لليسار.
الإدارة
مبنيّ على مؤسستك، ومُهيّأ دون كود
يتبع النظام هيكلك الحقيقي، وكل قاعدة فوقه تُضبط من الشاشات — لا من الكود.
الهيكل التنظيمي
عرّف المستويات، ثم ابنِ شجرة الإدارات والأقسام بأعضائها.
مجموعات العمل
موظفون من إدارات مختلفة في مجموعة واحدة لها منسق — للإحالة وتوزيع التعاميم.
الجهات الخارجية
دليل موحّد للجهات التي تراسلها — حكومية أو خاصة أو فردية، مع بيانات التواصل والعنوان الوطني.
أنواع المعاملات
الأسماء والرموز وقواعد الترقيم لكل نوع من المعاملات.
المستخدمون والأدوار
حسابات بدرجة سريتها وأدوارها ووحداتها — قابلة للتصفية والتصدير إلى Excel.
إدارة مسارات العمل
صمّم مسارات الاعتماد وانسخها وانشرها وتابعها، مع رسائلها وأسباب الإرجاع.
لمن صُمّم
مبنيّ لمؤسسات لخطاباتها وزن
الجهات الحكومية
مراسلات رسمية بين الوزارات والهيئات والإدارات.
إدارات الاتصالات الإدارية
تسجيل الخطابات وتوجيهها وإصدارها بأحجام كبيرة، دون أن يضيع ملف.
المكاتب التنفيذية
خطابات تعتمدها القيادة وتوقّعها، مع سجل واضح لكل خطوة.
الشركات الخاضعة للتنظيم
مراسلات سرية يجب ضبطها وتتبّعها.
شاهد الاتصالات الإدارية على خطاباتك أنت
مباشرة، وفي نحو ثلاثين دقيقة: نسجّل خطاباً، ونمرّره في مسار عمل، ونوقّعه على ترويستك، ونربط رده.